Учет рабочего времени

Основное требование, предъявляемое к любой системе учёта рабочего времени - это эффективность. Система должна быть достаточно проста, удобна в использовании для персонала и инспекторов, а также должна обеспечивать различные способы снижения и контроля затрат компании. Если на понимание системы нужно потратить время, если система требует постоянных эксплуатационных расходов и формирует сложные, комплексные отчёты, тогда система противоречит своему назначению.

Программное обеспечение TerraID предоставляет два простых пути для сбора и обработки данных о рабочем времени и времени присутствия сотрудников на рабочем месте:

1. Быстрый просмотр. Вся необходимая информация забирается из системы контроля доступа. Нет необходимости устанавливать какие-либо устройства для регистрации ухода и прихода сотрудника. Пользователям не нужно помнить о необходимости регистрировать свой приход или уход. Анализируя данные о событиях, происшедших на точках прохода системы контроля доступа, и сравнивая их с расписаниями, установленными для пользователей, система рассчитывает опоздания, ранние уходы с работы и приблизительное время, которое сотрудники провели внутри офиса. Отчёты могут автоматически генерироваться и отсылаться по электронной почте инспекторам для изучения. Такой подход идеален для компаний, которые придерживаются либеральной политики в отношении посещаемости офиса своими сотрудниками, но, тем не менее, не желают упускать из поля зрения ситуацию, чтобы быть уверенными в том, что сотрудники не злоупотребляют доверием.

2. Подробные отчёты. Необходимая информация забирается не только из системы контроля доступа, но также и от определённых устройств регистрации прихода и ухода. В таком случае пользователи получают возможность уточнять, когда они уходят из офиса по делам, связанным с работой. Поскольку система отслеживает каждый вход и выход, то и выдаваемый результат получается предельно точным. Инспектора могут легко определить случаи, когда перерывы на кофе, курение или обеды превышают допустимые нормы. Программное обеспечение TerraID генерирует отчёты в формате MS Excel, что позволяет менеджерам по персоналу легко производить ручную коррекцию и использовать полученные результаты в платёжных ведомостях.

Почему стоит обратить внимание на систему учёта рабочего времени:

• Исключается необходимость ручного ввода данных. Вместо заполнения листов учёта отработанного времени, сотрудники могут сосредоточиться на своих служебных обязанностях;
• Исключаются ошибки при подсчёте;
• Снижается нагрузка на менеджеров по персоналу, что позволяет им работать более эффективно;
• Предотвращает или полностью устраняет возможность мошенничества в отчётах, особенно при использовании биометрических считывателей;
• Понимая, что приходы и уходы регистрируются, сотрудники будут вынуждены быть более дисциплинированными;
• Высшему руководству предоставляется ценная информация, в которой отображаются чрезмерные сверхурочные часы и отпуска, которая помогает заметить перспективные или рентабельные подразделения, испытывающие недостаток в сотрудниках, или, наоборот, переукомплектованные, но неэффективные подразделения.